Jag har aldrig träffat en företagare vars första budget stämde.
Det betyder inte att budgetar är värdelösa. Tvärtom. Men jag tycker att många lägger alldeles för stor vikt vid siffrorna. En budget är inte en förutsägelse av framtiden, den är en kvalificerad gissning. Om du behandlar den som sanningen kommer du nästan garanterat att bli besviken. Det betyder inte att du ska strunta i den. Att sätta sig ner och räkna igenom affären är ett bra sätt att upptäcka uppenbara problem innan de kostar riktiga pengar. Budgeten hjälper dig att ställa rätt frågor, men den ger sällan de rätta svaren.
Du kan använda mitt enkla Google Sheet att utgå från för att skapa din egen budget, där hittar du exempel och kommentarer.
Så använder du budgetmallen
Budgetmallen hjälper dig att uppskatta företagets intäkter, kostnader och resultat månad för månad under ett år. Du fyller själv i de belopp som gäller för ditt företag. Summor, personalkostnader och rörelseresultat räknas sedan ut automatiskt.
Börja med att skapa en egen kopia av mallen. Arbeta inte direkt i originalet, eftersom du då riskerar att ändra exempelvärden eller formler som andra ska använda.
Byt ut exempelvärdena
Siffrorna i mallen är exempel från ett påhittat företag. Du ska ersätta dem med dina egna uppskattningar.
Kolumnerna från januari till december visar respektive månad. Skriv in den intäkt eller kostnad som du tror kommer att uppstå under månaden.
Intäkter ska anges som positiva belopp.
Kostnader ska anges som negativa belopp. En kostnad på 10 000 kronor skriver du alltså som:
-10 000
Använd belopp exklusive moms. Momsen hör inte hemma i en resultatbudget. Det gäller både intäkter och kostnader.
Ändra inte summeringsraderna
De grå och tydligt markerade raderna innehåller i många fall formler. Där räknar mallen automatiskt ihop de mer detaljerade raderna under respektive rubrik.
Du ska därför i första hand skriva på de vanliga detaljraderna och undvika att skriva över:
- Försäljning
- Summa rörelseintäkter
- Inköp av produkter
- Betallösningar
- Frakt
- Försäljningskostnader
- Summa rörelsekostnader
- Marknadsföring
- Summa övriga externa kostnader
- Semesterlöner
- Pensionsförsäkringspremier
- Sociala avgifter
- Summa utgifter för personal
- Rörelseresultat
Om du skriver över en formel slutar den automatiska uträkningen att fungera.
Börja med försäljningen
Under rörelseintäkter skriver du vad företaget förväntas sälja varje månad. Mallen innehåller exempelrader för försäljning i e-handel och butik, men du kan byta namn på dem så att de passar ditt företag.
Du kan exempelvis dela upp försäljningen efter:
- produktområde
- tjänst
- butik
- webbshop
- kundgrupp
- återkommande och nya kunder
Försök att göra försäljningsprognosen konkret. Räkna gärna baklänges från antal kunder eller sålda produkter.
Om du tror att du kommer sälja 20 uppdrag för 5 000 kronor styck blir den beräknade försäljningen 100 000 kronor. Det är bättre än att bara skriva en rund summa utan att veta vad den bygger på.
Var försiktig med försäljningen. Budgeten blir inte bättre för att siffrorna ser optimistiska ut.
Fyll i kostnader som följer försäljningen
Under rörelsekostnader fyller du i de kostnader som har direkt koppling till det du säljer.
I mallen finns bland annat:
- inköp från leverantörer
- kostnader för betallösningar
- frakt
- kundbesök och andra försäljningskostnader
Ett enkelt sätt att avgöra var en kostnad hör hemma är att fråga vad som händer med kostnaden om försäljningen försvinner. Om kostnaden minskar eller försvinner när du säljer mindre är den ofta en rörelsekostnad.
Byt ut leverantörerna och exemplen mot kostnaderna i din egen verksamhet. Behåll kostnaden i den månad då du räknar med att den ska belasta resultatet.
Lägg in företagets fasta kostnader
Under övriga externa rörelseutgifter lägger du kostnader som finns även om försäljningen blir lägre än planerat.
Mallen innehåller exempel som:
- marknadsföring
- lokalhyra
- el
- städning
- telefon
- datakommunikation
- försäkring
- program och onlinetjänster
- bokföring och revision
- förbrukningsmaterial
- kundförluster
- övriga kostnader
Ta bort, döp om eller lämna tomma de rader som inte gäller för dig. Lägg till egna rader när en viktig kostnad saknas, men kontrollera då att summan längst ned fortfarande omfattar de nya raderna.
Tänk också på kostnader som bara kommer någon gång per år. Bokslut, försäkringspremier, mässor, serviceavtal och årslicenser kan lätt glömmas bort om du bara utgår från en vanlig månad.
Placera engångskostnaden i den månad då du tror att den kommer att uppstå. Fördela inte automatiskt alla kostnader jämnt över året om betalningarna i verkligheten är ojämna.
Fyll i lönerna
På raden Löner skriver du företagets bruttolöner för varje månad. Det är lönen före den anställdes skatt, inte det belopp som betalas ut till bankkontot.
Mallen räknar därefter automatiskt fram:
- semesterlön med 12 procent av lönen
- pensionspremie med 4 procent av lönen
- sociala avgifter med 31,42 procent av lönen
Procentsatserna är inbyggda i mallen. Kontrollera att de passar företaget och personerna som budgeten gäller. Arbetsgivaravgifter kan exempelvis påverkas av ålder och särskilda regler. Pensionsnivån kan också behöva ändras.
Raden Övriga personalkostnader fyller du i själv. Där kan du exempelvis ta med:
- friskvård
- arbetskläder
- utbildningar
- personalaktiviteter
- rekryteringskostnader
- företagshälsovård
Om företaget har flera anställda kan du antingen lägga ihop samtliga löner på samma rad eller skapa separata lönerader. Skapar du fler rader måste du kontrollera att formlerna för semesterlön, pension och sociala avgifter fortfarande räknar på rätt belopp.
Läs av resultatet
Längst ned visas rörelseresultatet för varje månad och för hela året. Resultatet räknas fram genom att intäkterna läggs ihop med samtliga kostnader.
Ett positivt belopp betyder att verksamheten enligt budgeten går med vinst.
Ett negativt belopp betyder att kostnaderna är större än intäkterna under perioden.
Titta inte bara på årets totalsumma. Kontrollera också varje enskild månad. Ett företag kan visa vinst för helåret men ändå ha flera månader med stora förluster.
Fråga dig då:
- Är försäljningen realistisk?
- Saknas någon kostnad?
- Har kostnader hamnat i rätt månad?
- Klarar företaget de svagaste månaderna?
- Behöver någon investering eller rekrytering flyttas?
- Hur mycket måste försäljningen öka för att resultatet ska bli acceptabelt?
Resultat är inte samma sak som pengar på banken
Den här mallen är en resultatbudget. Den visar om företagets verksamhet förväntas gå med vinst eller förlust.
Den visar inte säkert hur mycket pengar du har på bankkontot.
En kund kan betala en faktura långt efter att försäljningen har bokförts. En leverantör kan vilja ha betalt innan du själv har fått in kundens pengar. Moms, amorteringar, investeringar och lånade pengar påverkar dessutom bankkontot på andra sätt än resultatet.
Arbeta med flera versioner
En budget är en kvalificerad uppskattning, inte en förutsägelse. Gör därför gärna minst tre versioner:
- en försiktig budget
- en budget som visar ditt mest sannolika utfall
- en mer optimistisk budget
I den försiktiga versionen kan du räkna med lägre försäljning, senare tillväxt och något högre kostnader. Då ser du hur känsligt företaget är om starten eller året blir sämre än planerat.
Följ upp budgeten varje månad
När verksamheten är igång bör du jämföra budgeten med det verkliga utfallet.
Kontrollera framför allt:
- försäljning mot budget
- direkta kostnader mot budget
- fasta kostnader mot budget
- personalkostnader mot budget
- månadens resultat mot budget
- prognosen för resten av året
Ändra inte den ursprungliga budgeten varje gång något avviker. Då försvinner möjligheten att se vad du först trodde skulle hända. Skapa hellre en separat prognos som du uppdaterar under året.
Budgetens viktigaste uppgift är inte att få rätt på kronan. Den ska hjälpa dig att upptäcka var affären inte håller innan problemet kostar riktiga pengar.
Vad är en resultatbudget?
En resultatbudget visar hur du tror att företagets intäkter och kostnader kommer att se ut under ett år. Målet är egentligen ganska enkelt: att se om verksamheten verkar kunna gå med vinst.
Det viktiga är inte om resultatet blir 127 000 eller 138 000 kronor. Det viktiga är att du får en känsla för om affären verkar rimlig. Om budgeten visar att du behöver sälja för fem miljoner redan första året för att få ihop ekonomin är det kanske inte budgeten som är problemet. Då är det affärsidén eller kostnadsbilden som behöver ses över.
Börja med försäljningen
När du gör budgeten är det lätt att utgå från hur mycket du vill tjäna. Jag tycker att det är bättre att börja i andra änden.
- Hur många kunder tror du faktiskt att du kan få?
- Vad är ett rimligt pris?
- Hur lång tid och vad kommer det kosta att hitta kunderna?
Om du säljer konsulttjänster, hur många timmar kommer du egentligen att kunna fakturera när du samtidigt ska sälja, administrera, marknadsföra och driva företaget?
För de flesta blir den övningen betydligt nyttigare än själva budgeten. Den tvingar dig att fundera på om planen faktiskt är realistisk.
Sedan kostnaderna
Nästan alla underskattar sina kostnader första året.
Inte för att de glömmer datorn eller kontoret, utan för att det dyker upp hundratals små utgifter som man inte tänker på när man sitter hemma och planerar. Programvaror, försäkringar, bokföring, bankavgifter, resor, domännamn och marknadsföring kostar sällan särskilt mycket var för sig, men tillsammans blir de snabbt en ganska stor post. Försök få med så mycket som möjligt, men acceptera också att du kommer att missa en del och ta höjd för det.
Budgeten kommer att bli fel
Du kommer sannolikt att sälja mindre än du trodde på vissa saker och mer på andra. Några kostnader blir högre, andra lägre. Kanske upptäcker du en helt ny intäktskälla som inte ens fanns med när du gjorde budgeten.
Därför är det viktigt att inte stirra sig blind på budgeten. Använd den som en karta, inte som en GPS.
Den största nyttan med att göra en budget är egentligen inte dokumentet du skapar. Den största nyttan är att du tvingas fundera på hur företaget ska fungera.
- Hur många kunder behöver du?
- Vad kostar det att leverera?
- Hur mycket behöver du sälja varje månad?
Om du kan svara på de frågorna har budgeten redan gjort sitt jobb, även om siffrorna senare visar sig vara fel.
Lägg därför inte veckor på att finjustera decimalerna. Lägg tiden på att förstå affären istället. Det kommer du att ha betydligt större nytta av när företaget väl är igång.