Om någon skulle infiltrera en verksamhet med målsättning att slå omkull produktiviteten är jag övertygad om att det bästa sättet skulle vara att boka in en massa möten.
Någon som har mer kött på benen får gärna rätta mig men jag har hört en historia, det spelar egentligen inte så stor roll om den är sann men det skulle vara riktigt intressant att känna till bakgrunden. Här ska den ändå bara fungera ungefär som en fabel eller sedelärande berättelse.
Om någon infiltrerade din verksamhet
Jag har fått berättat för mig att under kalla kriget så fanns det planer hos grannen i öst att infiltrera svenska kritiska verksamheter, om det är järngruvor eller sjukvårdskedjan gör ingen skillnad. Det ska ha dykt upp en instruktion eller handbok från denna verksamhet i hur man skapar problem som blir nära nog oöverstigliga för verksamheten, så att den mer eller mindre helt slår stopp på sig själv. Ett av de verktyg infiltratörerna hade till hands var, enligt den instruktionen, möten.
Som flockdjur på savannen drog de från ett mötesrum till nästa
Möten har en attraktionskraft, man kan få prata och känna sig som en del i viktiga beslut, även om inga beslut egentligen tas. Under min tid på en marknadsavdelning på Uppsala Universitet upplevde jag det här som ett enormt problem, inte just på avdelningen jag var på men i många projekt vi var inblandade i. Det fanns en, rätt stor, grupp med människor som likt betande flockdjur på savannen bara drog runt från ett mötesrum till ett annat. Man fattade beslut i massor i alla dessa mötesrum och klappade varandras axlar för ett gott dagsverke. Problemet var att det inte fanns någon som faktiskt genomförde alla dessa beslut, det var bara papperskonstruktioner. En ny policy till det ena, en annan policy för hur man ska ta fram framtida policyn för policy-framtagning. Min upplevelse av den verksamheten var att den knappast behövde, eller kunde, saboteras av någon. Man hade löst det själv.
Det är bra att sitta öga mot öga
Vissa saker kräver att man sitter ner och diskuterar igenom dem. Vi kommer inte ifrån det. Vi har faktiskt en policy för hur saker ska redas i och beslut ska fattas på företaget och där är vi tydliga med att man allra helst ska träffas och prata. Så här ser den ut:
- Allra helst ska man träffas för att reda i saker
- Om inte det är möjligt så är telefonen alternativet
- Om inte heller det är möjligt så löser man det med ett mail
Det som är viktigt här är att det gäller för bara det antal personer som det faktiskt berör. Helst betyder det två, kanske tre och i undantagsfall fler. Policyn är dessutom något som i första hand gäller vid kundkontakt och den gäller bara för specifika ärenden. Jag ska förklara vad jag menar med specifika ärenden.
Undvik slentrianmöten
Vi är noga med att undvika slentrianmöten. Om det finns ett ärende som behöver behandlas så ska man förstås sitta ner och prata igenom det men mina statistikkunskaper säger mig att sådana ärenden inte dyker upp veckovis, eller lagom till varje morgonmöte. Därför undviker vi i största möjliga mån sådana schemalagda möten. Om man arbetar på någon av våra avdelningar på Brath kommer man behöva sätta sig i ett sådant möte per vecka, för att gå igenom arbetsuppgifter, snacka ihop sig och så vidare. Mer än så ska det inte vara och det ska heller inte vara någon långdragen historia.
Jag har vid ett tillfälle suttit på en arbetsplats där vi i ledningsgruppen under en hel förmiddag uppdaterade (samtidigt) ett delat excelark för att sedan under hela eftermiddagen tugga oss igenom alla dessa uppdateringar i hela ledningsgruppen. Detta gjordes varje fredag och tog bokstavligen hela dagen. Det var dessutom aldrig något särskilt intressant, mycket handlade om SEO och på veckobasis kan man i princip inte dra några som helst slutsatser om SEO. Det var bara tid som, likt en fängelsevistelse, skulle sittas av.
Att läsa upp excelark blir inte smartare för att det är en högre chef som gör det
Jag är fullt medveten om att de arbetsuppgifter man själv har förändras ju större en organisation blir och ju högre upp i den man befinner sig. Det betyder däremot inte att man ska sluta vara vaksam mot tidskrävande och onödiga möten. Anledningen att vara skeptisk till stolsnötningen är ännu större, det är ännu lättare att gå i fällan. Att läsa upp siffror från ett excelark (som alla redan sett) blir inte smartare för att man har en viktigare titel och jag är övertygad om att huvudparten av alla de möten som hålls i landet skulle kunna sammanfattas på en Post It-lapp som en person sedan skulle kunna gå runt med på kontoret.
Det är dessutom min bestämda uppfattning att många i vårt land blir befordrade utifrån hur bra de gör sig på sådana möten. Då menar jag inte heller hur effektiva eller framgångstänkande de är utan mest hur mycket de pratar. Om man har en miljö som går ut på att sitta och prata runt ett bord är det självklart att den som är bäst på just det ska leda arbetet, eller hur?
Det måste finnas en balans
Sedan behöver förstås alla utbildning och utveckling och en del saker måste verkligen diskuteras. Jag har inga som helst problem med sådana möten, de får inte ta över förstås men många människor utvecklas genom diskussion. Det här gör att det blir en balansgång, det gäller att hitta rätt så att man inte slutar prata med varandra och inte heller bokar upp varandra så att mötena ligger kloss i varandra som tvättiderna i en tvättstuga.
Som ett litet tillägg i slutet för dig som orkat läsa ända hit ner. Jag kräver dessutom att alla är närvarande på riktigt på alla möten jag går på. Inget fipplande med mobiltelefoner och inga laptops på mötet, annars lämnar jag rummet.